メールをGsuiteに移管した際、複合機の送信用メアドを管理者(自分)のメールエイリアスで設定した件。


よく会社の複合機にはスキャンしてPDF化し、それを自分のメールアドレスに送ったり、特定のファイルサーバに書きこませたりすることがあるかと思います。

私の場合は複合機でスキャンした際に自分(ユーザー)のメアドに送信させているのですが、その場合は自分のメール(受信BOX)には複合機のメアド(printer@example.jpとかscan@example.jpとか)からスキャンしたドキュメントがPDF付きで送られてきます。

このメアドは複合機が送信専用に使ってるものですが、メールをGsuiteに移管したりすると、設定をし直さなくてはならないので少し面倒です。

会社でGsuiteを契約した場合、メールアドレス1アカウントにつき、

Basicエディション ¥600/月
Businessエディション ¥1,200/月
Enterpriseエディション ¥3,000/月

が掛かるかと思います。

そういう意味では、複合機のために1か月600円もしくはそれ以上のカネのかかるメールアドレス(printer@example.jpとかscan@example.jpとか)を発行して設定するわけにはいきません。

そこで、管理者である私のメールエイリアス(別名メアド)もしくはグループメールを作って、そのメアドを複合機の送信専用に使うということを考えました。

まあ誰が考えても当然のことですが、メールエイリアスもしくはグループメールで「送信」する機能さえあれば、Gsuiteのアカウントは要らないわけです。

結局、前者(私のメアドのメールエイリアス)を複合機に設定した方法にしたのですが、もう片方のグループメールを使う方法は試してもいませんので、メールエイリアスを使うやり方がベストかどうかは実はわかりません。

私のアカウントが将来削除されたときは、複合機の設定をやり直してもらう必要がありますが・・・やった方法を書いておきます。

(1)会社ドメインで契約しているGsuiteにログインし、Gmailの画面を開きます。
もう少し詳しく書くと・・・会社で契約したGsuiteにログインし、メール画面に移動。
自分のメール画面の右上にある歯車アイコンのドロップダウンメニューから「設定」を開きます。

全般 ラベル 受信トレイ アカウント フィルタとブロック中のアドレス・・と並んでいるメニューから「アカウント」をクリックします。

(2)「他のメールアドレスを追加」でメアドを追加
メールアドレスを例えば、printer@example.jpとしておき、
「エイリアスとして扱います」のチェックボックスを外しておきます。

このチェックボックスをオフにした場合は、自分のGsuiteのメールの受信トレイには出てきません。
そもそも送信専用にしか使わない(メールを受信する必要がない)ので、それでヨシとしています。

なお、上記の画面で「確認コードを記載したメールを送信」が可能ですが、送信してもprinter@example.jpでは受信するつもりが無いので確認は無視します。

(3)複合機側の設定
複合機側の設定画面は、管理者権限でないと設定画面を呼び出せないと思いますが、私の場合はLANでアクセスもしくは複合機の小さな操作画面いずれでも可能でした。

ログイン > 設定/登録 > ファンクション設定 > 送信 > ネットワーク設定-Eメール/I ファクス設定 と画面を遷移し、POP(送信)は使わないので適当に埋めます。

送信に関しては、

SMTPサーバー smtp.gmail.com
送信サーバーのポート番号 465
Eメールアドレス printer@example.jp
SSLを許可(SMTP送信) YES
SMTP認証を許可(SMTP AUTH) YES
暗号化接続 TLS使用
ユーザー名 私のGsuiteのログインメアド
パスワード 私のGsuiteのパスワード

としました。
最初、ユーザー名にプリンタのメアドを入れてしまって、エラーになってしまいましたが、ここは私のGsuiteのログインメアド(=GsuiteのユーザーID)でないと送信ができないです。

(4)複合機の再起動
どうも複合機はネットワーク系の設定をした場合は必ず再起動をしないとダメなようです。

その後、スキャンをして自分のケータイのメアドに送信テストをして、うまく送信できているのを確認しました。

追伸
私の設定方法でとりあえず複合機はユーザーにスキャンしたPDF送信ができていますが、より正しい運用方法をご存知な方がありましたらご教示ください。


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